Trafficall, Haarlem | Hoe ik dat doe

Bij het organiseren van een event moeten er een heleboel dingen gebeuren. Een gedeelte vindt onder de oppervlakte plaats. Inventariseren, briefen, offreren, het moet allemaal geregeld worden, maar bezoekers merken er niets van. En zo hoort dat ook!

Het zichtbare gedeelte; het event zelf, moet bruisen en sprankelen. Trafficall zorgt ervoor dat alles stroomt. Boven en onder water.

Trafficall kan worden ingezet voor bijvoorbeeld alleen het inventariseren en plannen, het verzorgen van het hele event of als coördinator tijdens het evenement zelf. Of alleen voor de productie en coördinatie van alle communicatiemiddelen. Je kiest zelf waar je instroomt.

1. Diepzeeduiken

Trafficall denkt mee over het doel,
de doelgroep, de boodschap en het soort event.
Ik inventariseer het benodigde budget,
het concept, de deadline, de programma-
onderdelen en de organisatie van het projectteam.

2. Navigeren

De koers is bepaald. We weten wie de doelgroep is, wat het doel is, welke boodschap we willen
overbrengen en op welke manier. In deze stap gaan we aan de slag met de daadwerkelijke organisatie. Het draaiboek! Dit draaiboek is niets meer of minder dan een opsomming van alle feiten en gemaakte afspraken. Een ommisbaar handvest voor elk event.

3. Papierwerk

Bij elk evenement zijn verschillende partijen betrokken. Met al deze partijen moeten afspraken gemaakt worden omtrent de levering van de verschillende diensten. Een strakke planning is essentieel. Locatie, vervoer, catering, entertainment, beveiliging, kinderopvang; Trafficall regelt het.

4. Laat de klanten binnenstromen

Uiteraard wil je jouw evenement groots aankondigen bij de doelgroep. Trafficall zorgt ervoor dat jouw volledige doelgroep zo efficiënt mogelijk bereikt wordt. Maar dat is niet alles! Ook de productie van programmaboekjes, bewegwijzering, aankleding en premiums neem ik graag ter hand.

5. Één kapitein

Ook tijdens het evenement is er iemand nodig
die alles coördineert en ervoor zorgt dat alles vloeiend verloopt. Schakelt Trafficall in voor de
eventcoördinatie, dan wordt het programma
bewaakt en is er één aanspreekpunt voor
alle mogelijke organisatorische vragen.

6. Hoe zijn we gevaren?

Natuurlijk plannen we na afloop uiteraard een evaluatie. Is de doelgroep goed bereikt? Zijn de gestelde doelen behaald? Zijn we binnen budget gebleven? Wat ging er goed, wat kon er beter?

Voor wie ik dat doe?

Hoe ik dat doe

Van onder tot boven water